Опубликован новый международный стандарт ISO 14641:2018 «Управление электронными документами – Проектирование и эксплуатация информационной системы для обеспечения долговременной сохранности электронных документов – Требования».
Стандарт ISO 14641:2018 устанавливает набор технических требований и политик организации, которые должны быть реализованы для сбора, хранения и доступа к электронным документам. Это обеспечивает пригодность документов к использованию, их целостность и прослеживаемость в течение всего периода их хранения.
Новый стандарт применим к электронным документам:
- полученным в результате сканирования оригинальных бумажных документов или микроформ;
- полученным в результате конверсии аналогового аудио- или видеоконтента;
- изначально созданным в электронном виде программным приложением;
- поступившим из других источников, создающих электронный контент, включая двух- и трехмерные карты, и чертежи, цифровые аудио- и видеозаписи, цифровые графические медицинские документы.
ISO 14641:2018 не применим к информационным системам, в которых у пользователей есть возможность заменять или изменять документы после их сбора.
Данный стандарт предназначен для следующих пользователей:
a) организаций, внедряющих информационные системы, обеспечивающие:
- хранение электронных документов, созданных путем сканирования, в условиях, обеспечивающих их сохранность и точное соответствие оригиналу;
- хранение изначально электронных документы в условиях, обеспечивающих целостность информации и читаемость документов;
- аудит всех операций, связанных с электронными документами.
b) организаций, поставляющие ИТ-услуги и программное обеспечение, стремящихся разработать системы, обеспечивающие целостность и аутентичность сохраняемых в них документов;
c) организаций, оказывающих третьим сторонам услуги по хранению документов.
